Алан Лакейн, один из лучших в мире консультантов по методике
рационального использования времени, на основе собственного опыта
составил великолепный список, который содержит 61 способ экономии
времени. Поскольку эта действительно замечательная методика может
принести большую пользу прежде всего лидерам, имеет смысл привести
список Алана Лакейна полностью.
Все свое время я рассматриваю
как «рабочее» и стремлюсь к тому, чтобы каждая минута приносила мне
удовлетворение (не обязательно практическую пользу). Чем бы я в данный момент ни занимался, я это делаю с удовольствием. Я – неисправимый оптимист. Я всегда стремлюсь к успеху, работаю ради его достижения. Я никогда не трачу свое время, досадуя на неудачи. Считаю, что терзания по поводу того, что я сделать не сумел, это тоже бессмысленная трата времени. Я постоянно напоминаю себе: «Для дел действительно важных время должно найтись всегда». Ежедневно я стараюсь изобрести новый способ экономии времени. В будни я встаю в 5 часов утра (и рано ложусь). Обед должен быть легким, чтобы днем не тянуло в сон. Я не читаю ни газет, ни журналов (или читаю крайне редко). Книги я бегло перелистываю в поисках полезных идей. У
меня нет дома телевизора. (Когда астронавты высадились на Луне, мы с
семьей сняли номер с телевизором в мотеле, а чтобы наблюдать за ходом
предвыборных кампаний, я беру телевизор напрокат.) Моя контора
расположена близко к дому, так, чтобы я мог ходить на работу пешком. Я
пользуюсь машиной только в спешке или когда идти пешком мне лень. Я периодически анализирую свои привычки на предмет избавления от них или их корректировки. «Времени
ожидания» для меня не существует. Когда я вынужден чего-то или кого-то
ждать, то это все рассматриваю как «подарок судьбы», чтобы отдохнуть,
составить какие-то планы или сделать то, для чего в других
обстоятельствах я бы времени не нашел. Мои часы всегда на три минуты «спешат», что дает мне некоторую фору по времени. Я
постоянно таскаю в кармане чистые карточки размером 3x5 дюймов для
различных пометок и записи внезапно пришедших в голову мыслей. Список моих жизненных целей я пересматриваю, по меньшей мере, раз в месяц. Ежедневно я просматриваю список моих стратегических задач, чтобы с их учетом планировать распорядок текущего дня. В своей конторе я развешиваю на видных местах напоминания о моих стратегических задачах. Даже занимаясь мелкими делами, я постоянно держу долгосрочные планы в голове. Утром я всегда определяю то, что необходимо сделать в первую очередь, а также составляю распорядок на весь день. Я
составляю подробный список того, что необходимо сделать в течение дня в
порядке очередности, а затем стараюсь выполнить приоритетные задачи как
можно быстрее. Я заранее разрабатываю план деятельности на
предстоящий месяц таким образом, чтобы план этот был разнообразен,
сбалансирован и предусматривал «свободное время» для «горящих» дел. Когда я завершаю важнейшие дела, то позволяю себе расслабиться и «премирую» себя. Я придерживаюсь принципа «самое важное – прежде всего». В работе я стараюсь быть скорее находчивым, нежели «трудоголиком». Я стараюсь сделать именно то, что наметил, не подменяя одно дело другим. Я полностью доверяю собственной шкале приоритетов и стараюсь ее придерживаться вопреки любым трудностям. Периодически
я задаю себе вопрос: «Произойдет ли что-то страшное, если я этого
сейчас не сделаю?». Если ответ отрицательный, то и не делаю. Когда
я ловлю себя на том, что оттягиваю время вместо того, чтобы заняться
каким-то важным делом, то спрашиваю себя: «А чего именно я так пытаюсь
избежать?». Получив ответ, я стараюсь завершить неприятное мне дело как
можно скорее. Я всегда придерживаюсь правила «80/20» («Если все
вещи расположить в порядке их ценности, то получится, что 20 процентов
этих вещей дают 80 процентов общей стоимости, а 80 процентов вещей –
лишь 20 процентов стоимости»). Когда я начинаю какой-то крупный
проект, то в первую очередь берусь за ту его часть, которая сулит
наибольшую прибыль, после чего нередко обнаруживаю, что доделывать
остальное нет никакой необходимости. От непроизводительной деятельности я стараюсь как можно быстрее избавиться. Я даю себе достаточно времени для того, чтобы полностью сосредоточиться на приоритетных вопросах. Я выработал способность сохранять сосредоточенность в течение длительного времени. Я никогда не сосредоточиваюсь одновременно на нескольких делах. Свои усилия я концентрирую на том, что принесет максимальную пользу в долгосрочном плане. Когда я чувствую, что могу выйти победителем, то проявляю максимальную настойчивость и упорство. Я приучил себя выполнять все, что занесено в мой список неотложных дел, не пропуская его самых трудных пунктов. Очень многие из своих мыслей я доверяю бумаге. Утро и день я посвящаю самостоятельной творческой работе, а вечер – встречам, если они необходимы. Я устанавливаю «крайние сроки» как для себя, так и для других. В разговоре я всегда стараюсь быть «активным слушателем». Я ценю чужое время и стараюсь им не злоупотреблять (если речь не идет о том, что для меня чрезвычайно важно). Все, что я могу доверить сделать другим, я им доверяю. При работе над вопросами, требующими специальных знаний, я всегда прибегаю к услугам специалистов. Просмотр моей почты, ответы на телефонные звонки и в целом всю рутинную работу я поручаю другим. Бумажную работу я стараюсь свести к минимуму, а все ненужные бумаги немедленно выбрасываю. За каждую «бумажку» я берусь только однажды. Ответ на большинство писем я пишу на оборотной стороне самого письма. Свой рабочий стол я держу в порядке, а самые важные предметы располагаю в центре. Для каждой вещи должно быть свое, строго определенное место (чтобы не терять времени на поиски). На всякие мелочи и пустяки я выделяю три часа в месяц. По выходным я стараюсь даже не думать о работе. Достаточно часто я «отключаюсь» полностью и отдыхаю, ничего не делая. Я
считаю неизбежным и не делаю трагедии из того, что какая-то часть моего
времени уйдет на деятельность, которой я буду вынужден заняться помимо
своей воли. В рабочее время я свожу к минимуму разговоры «ни о чем». Я
постоянно задаю себе вопрос: «Что еще можно предпринять именно сейчас,
чтобы ускорить осуществление моих стратегических задач?». Я также спрашиваю себя: «Как в данный момент использовать свое время с максимальной пользой?».
